De afgelopen dagen waren de eerste geluiden te horen over de mogelijke afgelasting van de Ultraloop/Marathon van Amersfoort die op zondag 4 oktober a.s. zou plaatsvinden. Deze afgelasting werd gisteren d.m.v. een persbericht definitief door de organisatoren bevestigd. In een korte toelichting constateert de organisatie “dat de kosten niet afwegen tegen de baten, waardoor het voor ons als organisatie niet verantwoord is om het dit jaar te laten doorgaan.” Voor zowel de organisatie als voor de lopers die in Amersfoort aan de start hadden willen verschijnen een behoorlijke domper.
Nederland kent de luxe van een groot aantal ultrawedstrijden in combinatie met een voor zo’n klein land zeer hoog aantal marathons. Daarnaast hebben Nederlandse ultralopers ook nog de keuze uit een groot aantal (zeer) aantrekkelijke wedstrijden in het buitenland. Zoals Henri Thunnissen terecht al eens aangaf, groeit het aantal ultralopers in Nederland niet substantieel en kan en mag een even jaar gevolgd door een oneven jaar met een veel hoger aantal ultralopers (vanwege de populaire Zestig van Texel) niet een indicatie zijn dat het ultralopen in Nederland in de lift zit. Dat gegeven in combinatie met het grote aantal wedstrijden in ons land maakt dat de spoeling voor wedstrijdorganisaties soms heel erg dun is.
De ultraklassiekers op Texel, in Winschoten, Stein en Steenbergen (deze laatste is uiteraard een relatieve nieuwkomer in de huidige vorm) kunnen nog wel rekenen op een hoog deelnemersaantal, maar voor nagenoeg alle andere wedstrijden is het sprokkelen.
Het niet-doorgaan of zelfs definitief ter ziele gaan van een ultrawedstrijd is een aderlating voor het ultralopen in Nederland en feitelijk ook een vorm van slechte public relations. Thunnissen geeft in zijn commentaar aan dat veel ultralopers pas op het laatste moment inschrijven voor wedstrijden of zelfs wachten tot een na-inschrijving ter plekke, hetgeen voor een wedstrijdorganisatie een enorme onzekerheid oplevert. Een situatie die je als wedstrijdorganisatie eigenlijk niet wilt, omdat het een behoorlijke druk geeft op de investeringen die je als wedstrijdorganisatie moet doen om een evenement plaats te laten vinden. Zeker als je er van uit gaat dat het inschrijfgeld een deel van, of zelfs alle, investeringen moet dekken dan is een dergelijke situatie geheel onwenselijk.
Met uitzondering van een aantal wedstrijden blijkt het zeer lastig te zijn om goede sponsoren te interesseren en aan te trekken. Sponsoren die niet alleen bereid zijn tot een eenmalige investering, maar die bereid zijn om mee te denken en financieel mee te werken gedurende een langere periode. Een belangrijke constatering hierbij dient te zijn dat het ultralopen geen grote sport is, hoezeer wij als ultralopers, trainers, organisatoren of fans de sport ook liefhebben. Sponsoring blijkt in die zin vaak te drijven op de persoonlijke affiniteit van de sponsor met de organisator.
Dat is zeker niet erg, maar het feit is wel dat je je dan als wedstrijdorganisatie op financieel drijfzand bevindt.
De organisatie van de Ultraloop/Marathon in Amersfoort geeft aan dat de investering in een elektronisch tijdregistratiesysteem de financiële bottleneck is afgezet tegen het al ingeschreven en te verwachten aantal deelnemers. Als loper, als trainer en als wedstrijdorganisatie ben ik me altijd bewust (geweest) van het belang van een goede tijdregistratie. “Als de route, de afstand en de tijdregistratie maar goed zijn, dan zijn veel lopers al meer dan tevreden”, is een veel gehoorde uitdrukking. Maar juist bij die tijdregistratiesystemen zit voor wedstrijdorganisaties een groot probleem. Voor diegenen die daar echt in geïnteresseerd zijn, is het wellicht interessant eens te kijken naar de initiële kosten die bijvoorbeeld het Championchip systeem met zich meebrengt. Dan wordt het meteen duidelijk dat een dergelijk systeem financieel onhaalbaar is voor wedstrijden waar minder dan een paar honderd lopers aan de start verschijnen tenzij je een sponsor hebt die garant staat voor die investering. Of je moet de loper afschrikken met een bedrag aan inschrijfgeld waar je helemaal tureluurs van wordt. Overigens, en dat even terzijde, keek ik gisteren even naar het inschrijfgeld voor de Flagstaff Marathon in Detroit, die op 18 oktober wordt gelopen en het inschrijfgeld bedraagt daar 105 dollar. Maar ook het bedrag dat neergeteld dient te worden voor bijvoorbeeld de Swiss Alpine in Davos liegt er niet om.
Ook de organisatie van de AV Daventria Centennial 100 in Deventer heeft te maken met de financiële rompslomp rondom zo’n wedstrijd. De Centennial 100 wordt dit jaar op 8 november a.s. voor de 4e keer georganiseerd en ook in Deventer loopt het niet storm met de inschrijvingen. In de afgelopen drie edities heeft de organisatie gewerkt met een budget van ca. 750 euro, waarbij uiteindelijk nog weer een bedrag van ca. 100 euro op de rekening van de atletiekvereniging kon worden bijgeschreven. De deelnemers aan de AV Daventria Centennial ontbreekt het aan helemaal niets. Bij de verzorgingspost worden ze in de watten gelegd, er zijn bekers, bloemen en prijzen voor de winnaars (aantal afhankelijk van het aantal categorieën) en er is een herinnering voor alle deelnemers. Er zijn voor dat niet zo hoge aantal deelnemers veel vrijwilligers op de been die er alles aan doen om het de lopers naar hun zin te maken. Maar er ontbreekt ook iets en dat is een elektronisch tijdregistratiesysteem. Simpelweg omdat zo’n systeem te duur is voor het aantal deelnemers dat aan de start verschijnt. Maar door de drie eerdere edities heen is de organisator ook inventiever geworden als het om de rondentelling en tijdregistratie gaat en heeft de wedstrijdorganisatie een eigen systeem ontwikkeld, waarbij diezelfde vrijwilligers hun stinkende best doen om alles up-to-date en correct bij te houden.
Een belangrijk aspect dat een wedstrijdorganisatie in ogenschouw dient te nemen is de pretentie die je als wedstrijd wilt hebben en het imago dat je wilt uitstralen. Texel, Winschoten, Stein en Steenbergen zijn “grote” wedstrijden die ook de bijpassende uitstraling willen en moeten hebben. Het zijn wedstrijden waar veel lopers aan de start willen, moeten en kunnen staan. Maar daaraan is ook een prijskaartje gekoppeld en we hoeven niet ver te zoeken om te zien waar een dergelijk prijskaartje toe kan leiden. De 24 uur in Apeldoorn is inmiddels helemaal ter ziele en Winschoten wist vorig jaar het vege lijf maar net te redden door een fantastische reddingsactie. In tegenstelling tot deze wedstrijd kiest de organisatie van de AV Daventria Centennial 100 bijvoorbeeld voor een kleinschalige wedstrijd met een intiem karakter, waarbij de wedstrijd ook doorgaat als er maar 10 deelnemers aan de start verschijnen. De Centennial 100 kent geen grote doelen, is niet op zoek naar een mediahype, kent niet onmiddellijk de behoefte om grote sponsoren te interesseren, maar is een wedstrijd waarbij alles gecentreerd is om die mannen en vrouwen die hun 250 rondjes op de atletiekbaan lopen. Overigens moet bovenstaande zeker niet gelezen worden als een verwijt aan andere wedstrijdorganisaties.
Maar uiteraard ligt er ook een verantwoordelijkheid ten aanzien van het ultralopen bij de organisatoren van wedstrijden en dan heb ik het met name over de groei van het aantal wedstrijden en de concurrentie die organisaties elkaar daarmee aandoen. Een concurrentie die onherroepelijk leidt tot een versnippering van het aantal deelnemers, waarbij wedstrijdorganisaties met elkaar moeten gaan strijden om de deelnemers. Een ontwikkeling die toch niet anders dan als zorgelijk gezien kan worden.
Is er dan helemaal niets waar ultralopers zelf hun verantwoordelijkheid in kunnen nemen? Die zaken zijn er zeker wel en één van de belangrijkste is dat (potentiële) deelnemers niet wachten met hun inschrijving tot op het allerlaatste moment. Want gezien vanuit het oogpunt van een wedstrijdorganisatie is collectieve verontwaardiging over de afgelasting van een wedstrijd dan wel een beetje misplaatst.
Deventer, 22 september 2009
Ed van Beek,
organisator van de 4e AV Daventria Centennial 100
(e.vanbeek
N.B. Op het moment dat ik deze bijdrage schrijf, kent de 4e AV Daventria Centennial 100 zes inschrijvingen, waarvan er vier uit het buitenland komen. De wedstrijd gaat sowieso door en in 2010 hoopt de wedstrijdorganisatie het eerste lustrum van de 100 kilometer op de baan te vieren.