Om de Cuplopers toe te laten hun seizoen tijdig te plannen zal de definitieve kalender per 1 januari 2005 bekend moeten zijn. Dit houdt tevens in dat streng de hand zal gehouden worden aan het reglementsartikel dat stipuleert dat tegen die datum de voorziene bijdrage van de organisatoren moet betaald zijn. Een paar negatieve ervaringen uit het verleden brengen met zich mee dat alleen organisaties die aan die voorwaarde voldaan hebben in de kalender (en dus ook in de Cup) zullen opgenomen worden.
De organisatoren die deel uitmaken van de Cup zullen de gebruikelijke promotie voor hun wedstrijd via Ultraned krijgen. De ervaring leert dat deelname aan de Cup een belangrijk surplus aan deelnemers genereert, zowel kwantitatief als kwalitatief.
De organisaties die de laatste jaren deel uitmaakten van de Cup zullen eerstdaags gecontacteerd worden. Organisatoren die zelf contact willen opnemen kunnen dat ook :
– Nederlandse organisatoren bij Vincent Schoenmakers : e-mail vschoenmakers en de provider chello.nl
– Belgische organisatoren bij Lucien Taelman : e-mail l.taelman en de provider skynet.be